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Sara Velardo - Musicista

Il contratto di ingaggio

contratto di ingaggio

Il contratto di ingaggio

Ti è mai capitato di avere discussioni con proprietari di locali e organizzatori di eventi perché “non vi siete capiti”?

Discussioni per il cachet,  multe per ztl, assenza di una zona per carico e scarico, buoni consumazione ecc…

Come ovviare a questi inconvenienti che ti rovinano la serata?

Come ho scritto in un articolo su quanto farsi pagare per suonare, meglio mettere sempre tutto per iscritto, via mail o, ancora meglio, attraverso un contratto di ingaggio.

I contratti di ingaggio se non lavori a livello professionistico sono ahimè poco frequenti, ma perché non iniziare a usarli, almeno come base per uno scambio di email?

Tabella dei Contenuti

Cos’è un contratto di ingaggio?

C’è un detto che dice “va tutto bene finché va tutto bene”, finché tutto fila liscio siamo tutti contenti ma quando arrivano gli inconvenienti si rischiano conseguenze spiacevoli, come l’annullamento della data o la mancata erogazione del cachet.

Mettere tutto per iscritto ti tutela in caso di errori di comunicazione che possono essere commessi da entrambe le parti.

Il contratto di ingaggio è quindi un accordo scritto tra te e il proprietario del locale in cui riassumi i termini degli accordi relativi alla tua prestazione musicale.

Cachet

Mi paga prima, mi paga dopo il concerto o dovrò starci dietro per mesi?

Diamo sempre per scontato di venire pagati a fine serata, ma non è sempre così. 

A volte sono stata pagata giorni prima, altre volte mesi dopo, altre volte ho dovuto discutere per ricevere il mio cachet: bisogna sempre specificarlo nel momento in cui si accetta l’ingaggio.

Idem per l’importo: bisogna indicare sempre se l’importo è netto o lordo e quali sono le modalità di pagamento. 

All’interno della band c’è qualcuno che emetterà fattura o produrrete delle ritenute d’acconto singole? 

Anche questo è importante, perché per il cliente i costi di gestione cambiano a seconda che debba emettere un solo bonifico o un tot di bonifici diversi, intestati a ogni singolo componente del gruppo.

Attenzione se lavorate con enti pubblici, ci sono una serie di requisiti da rispettare, assicurati sempre di possederli prima di accettare un ingaggio, non sempre dall’altra parte sono informati sugli adempimenti burocratici essenziali.

Spese di viaggio

Nel cachet sono incluse le spese di viaggio o le fatturerai a parte? Le calcolerai con un importo forfettario o presenterai una tabella riepilogativa delle spese sostenute?

Show

Quanto dura lo spettacolo? Da quanti set è composto?

Anche questo è un aspetto importantissimo da concordare preventivamente, sia se si tratta di spettacoli in live club o in ristoranti e bar.

Mi è capitato tantissime volte che il proprietario mi chiedesse di suonare di più, o si avvicinasse a me per chiedermi di interrompere per far partire il dj set.

Sono tutte richieste legittime, a condizione che siano concordate prima e non compromettano il tuo show.

Le variabili sono tante, e dipendono soprattutto dal tipo di evento in cui stai suonando, se sei a una festa privata è ovvio che dovrai disporre di un repertorio e una scaletta versatile, ma ci sono comunque dei limiti da porre.

Ad esempio puoi concordare max 2 ore per l’aperitivo e max 1 ora per il taglio torta, oltre le quali fai pagare un extra time, così da evitare di ritrovarti a lavorare molte più ore di quanto avevi previsto.

A volte ti chiederanno di suonare di più, altre volte di meno, ma l’importante è che tu lo sappia prima, per organizzare al meglio i tempi e la scaletta.

 

Scheda tecnica

Di questo argomento ho parlato approfonditamente in questo articolo su Come si compila una scheda tecnica, la scheda tecnica è un elemento indispensabile per assicurarti la buona riuscita dello show.

Sound check

Questo è uno degli elementi più importanti e delicati da concordare perché non sempre le esigenze della band sono conciliabili con quelle dell’organizzatore.

A volte bisogna fare il soundcheck prestissimo, prima che arrivi la gente a fare aperitivo o cena, altre volte abbiamo troppo poco tempo perché non c’è nessuno che può essere presente all’orario che vorremmo.

Mi è capitato di arrivare in un locale alle 18 per il soundcheck per poi esibirmi all’una di notte, prova a immaginare la mia stanchezza dopo 7 ore di attesa.

Il sound check è il momento più importante del concerto, devi sempre cercare di ottenere le condizioni migliori per prenderti il tuo tempo e risolvere eventuali problemi tecnici.

Fonico

Se vai a fare lo spettacolo con il tuo fonico è importante che possa sentire preventivamente gli organizzatori e il fonico residente per accordarsi su attrezzatura, orari, supporto tecnico.

Porterà il suo mixer o userà quello del locale? Avrà accesso a tutta la strumentazione? Ci sarà un service audio? Sono tutte domande a cui rispondere prima di ritrovarsi con due tecnici che discutono mentre tu devi fare il soundcheck.

 

fonico

Merchandising

C’è la possibilità di allestire un banchetto per vendere il tuo merch?

Il merchandising può essere un mezzo di sostentamento importantissimo in un momento in cui non si vendono più dischi. 

Per farlo in regola devi emettere ricevuta fiscale per ogni oggetto venduto.

Parcheggio/ztl

Chiedi sempre se c’è parcheggio o se c’è zona carico/scarico. 

Potrebbe capitarti di dover pagare il parcheggio o prendere una multa perché il locale si trova in una zona a traffico limitato, in caso di manifestazioni in piazza potrebbe servire l’autorizzazione del Comune per entrare.

La responsabilità di fornirti l’eventuale autorizzazione è in capo all’organizzatore, che in caso ti chiederà il numero di targa dell’auto con la quale ti recherai all’evento.

Ho ricevuto una multa perché l’organizzatore mi aveva dato delle indicazioni errate sulla zona carico e scarico o di  arrivare in ztl senza un numero di telefono da chiamare, ho dovuto trasportare chili di strumentazione a piedi per decine di metri.

Dopo quell’esperienza mi assicuro sempre di avere una zona per scaricare o di chiedere al locale di farmi trovare qualcuno che mi aiuti a trasportare la strumentazione.

Facchinaggio

Se la location è scomoda da raggiungere o ci sono delle scale da fare, assicurati sempre che ci sia qualcuno che ti aiuti a trasportare la strumentazione.

Mi è capitato di suonare in locali al secondo piano o di esibirmi in rifugi in alta montagna, in quel caso è stato cruciale disporre di un servizio di navetta e di un team di persone che si è occupato del trasporto di amplificatori e casse.

facchinaggio
Per questo spettacolo abbiamo caricato tutti gli strumenti in ovovia e poi su un Defender!

Custodia strumenti

Di storie di musicisti e musiciste a cui sono stati rubati gli strumenti dopo il concerto ne ho sentite fin troppe.

Personalmente sono piuttosto maniacale, cerco di smontare appena finito il concerto e di mettere in sicurezza almeno il mio strumento, ma non sempre è possibile e ogni tanto capita di distrarsi e lasciare in giro le borse.

Chiedi sempre se ci sarà un camerino o un deposito in cui chiudere a chiave i tuoi strumenti e le tue borse prima, durante e dopo il concerto, o se c’è una persona di fiducia a cui affidarne la custodia.

Camerino

Dove ti cambi? Dove puoi isolarti e rilassarti, ripassare e scaldarti?

Avere o meno un camerino fa una differenza enorme, quando la gente inizia ad arrivare verrà a salutarti e inizierai a parlare con loro, magari urlando per farti sentire e se sei un/a cantante saprai quanto possa essere pericoloso per la tua voce.

Mi è capitato di dovermi cambiare e truccare nei bagni del locale, magari dovendo fare la fila con l’ansia del tempo che passa, non è una bella sensazione.

Se lo sai prima puoi organizzarti con i tempi, cercando di cambiarti prima possibile per evitare l’ansietta da pre live.

Il contratto di ingaggio
Nel camerino del Bloom di Mezzago con una mia cara amica dopo la presentazione del mio disco "Polvere e gas"

Consumazioni

Questo è sempre un argomento delicato se non si prendono accordi preventivamente. 

Ti è mai capitato di non sapere se avevi diritto o meno a una birra o al panino o che il proprietario sottraesse il costo della tua consumazione dal cachet?

Ci sono tanti tipi di organizzatori, alcuni che ti danno libero accesso al menù, altri che vedono il momento della cena come un’ occasione per conoscersi e creare comunità, altri che non si preoccupano di dirti che non ci sarà niente da mangiare e devi organizzarti tu.

Informati sempre su:

  • cosa si mangia
  • quando si mangia
  • dove si mangia
  • se i drink extra cena sono inclusi o no

Se la cena è prevista prima del concerto, preferisco sempre cenare in camerino o in un punto in cui il pubblico non può vedermi, per consentirmi di mantenere la concentrazione prima dello show.

Se si mangia dopo, devi assolutamente accordarti sull’orario massimo in cui si può cenare e sapere prima dove si cenerà, perché magari preferisci smontare subito e non vuoi avere fretta.

Spesso mi capita di portarmi il cibo da casa per essere sicura di mangiare bene e dove e quando preferisco io, ma dipende dalle occasioni, a volte la cena è il momento in cui ci si rilassa e si crea un legame tra band e organizzatori.

Ovviamente se fai parte di una band di più elementi che ama bere tanto dopo lo spettacolo, puoi concordare un limite di free drink, superato il quale sosterrete voi le spese come dei clienti qualsiasi.

Alloggio

Se sei in tour è cruciale dormire e mangiare bene, nel mio articolo su come affrontare un tour ho spiegato bene cosa vuol dire ritrovarsi in situazioni scomode, che possono compromettere la resa del tuo spettacolo.

Ho rifiutato degli ingaggi proprio perché “per dormire ti buttiamo un materasso per terra in soggiorno, vai tranquilla“.

Preferisco guadagnare qualcosa in meno ma dormire bene, le trasferte possono diventare un incubo come rimanere dei ricordi meravigliosi, dipende da come organizzi il tutto.

consumazioni
Una volta la Rai mi ha pagato viaggio, vitto e alloggio per poi ospitarmi in una loro trasmissione, una delle cene più buone della mia vita!

Ingressi/accrediti

Da usare con cautela, possono essere utilissimi per invitare la stampa o addetti ai lavori, ma non bisogna esagerare.

Se si tratta di un amico o amica che viene a farti le foto gratis l’accredito è d’obbligo, per quanto riguarda amici o familiari devi valutare bene con l’organizzatore. 

Ogni accredito è un biglietto d’ingresso perso, quindi un guadagno in meno per il proprietario del locale.

SIAE

Il pagamento del permesso SIAE è sempre a carico dell’organizzatore dell’evento. 

Se ti propongono delle date in cui devi pagare tu la SIAE probabilmente non sono organizzatori seri.

Assicurati sempre che sia tutto in regola, meglio se col borderò digitale.

ENPALS

Che succede se ti fai male mentre suoni? 

L’agibilità è un argomento sconosciuto ai più ma è importantissimo in caso di incidenti, puoi occupartene tu o l’organizzatore. 

Dedicherò un articolo a parte a questo adempimento.

Sicurezza

La pedaliera della chitarra a contatto diretto con l’erba bagnata, le prese elettriche esposte alle intemperie, le scosse sulle labbra quando canti…ti ricorda qualcosa?

Ok adattarsi ma c’è un limite, informati sulle condizioni in cui suonerai, soprattutto se l’evento si svolge all’aperto, se il palco è coperto, se ci sono teli a disposizione ecc.

A certi livelli si può anche stipulare un’assicurazione apposita in caso di incidenti dovuti alla mancanza di condizioni di sicurezza.

Cause di annullamento (da entrambe le parti)

annullamento
Dalla pagina satirica "Giovanni all'heavy

Malattia

Può ahimè capitare che per motivi di salute o motivi straordinari come incidenti o eventi metereologici straordinari, di dover annullare l’evento.

Se la persona che non può partecipare al concerto non è il frontman, sarà tua cura trovare un sostituto o una sostituta, in caso contrario puoi prevedere nel contratto la possibilità di recuperare l’evento.

Ovviamente l’organizzatore ti chiederà il certificato medico o altra documentazione.

Caso fortuito e forza maggiore

Puoi concordare di recuperare la data anche in caso di incidente automobilistico, che non comporta responsabilità da parte tua o impossibilità sopravvenuta per altri motivi.

Per cause di forza maggiore si intendono invece eventi di natura straordinaria, come una nevicata che blocca il traffico, terremoti, pandemia ecc.

Annullamento da parte dell’organizzatore

Può capitare che l’organizzatore non si trovi più nelle condizioni di poter organizzare l’evento (per motivi economici o altro), anche in questo caso puoi inserire delle clausole preventive. 

Per esempio se annulla un mese prima nessuna penale, 15 giorni prima metà cachet, 3 giorni prima intero cachet ecc.

Applicazioni pratiche

Più cresci come professionista, più hai potere contrattuale.

Se sei all’inizio è ovvio che dovrai adattarti, come ho fatto io e tantissimi altri, questo però non vuol dire che devi accettare qualsiasi situazione, soprattutto per quanto riguarda l’esibirsi in sicurezza e a condizioni dignitose.

Il modo migliore per lavorare serenamente è comunque sempre quello di concordare tutto preventivamente e metterlo nel contratto, in modo da poterti concentrare solo sulla tua esibizione.

Spero che questo articolo ti sia utile, se hai domande o ti interessa approfondire alcuni aspetti scrivimi nei commenti.

W la musica, sempre.

Sara

p.s. associandosi a Note Legali è possibile usufruire di servizi di consulenza per la stipula dei contratti e tutele legali in generale, prova a farci un giro. 

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